Premessa

La procedura di seguito riportata ha lo scopo di indicare e codificare il processo di trasmissione, analisi e gestione delle segnalazioni Whistleblowing, in ottemperanza al Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24, pubblicato in G.U. in data 15.03.2023, di attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 riguardante “la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione (cd. disciplina Whistleblowing)”. L’obiettivo della presente procedura è quello di fornire al segnalante (c.d. Whistleblower) una chiara e dettagliata indicazione delle operazioni di segnalazione e delle tutele che vengono destinate ai soggetti coinvolti.

Definizioni

• Violazioni: comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della società Sistemi Tre S.r.l;
• Informazioni sulle violazioni: informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse nell’organizzazione con cui la persona segnalante o colui che sporge denuncia all’autorità giudiziaria o contabile intrattiene un rapporto giuridico ai sensi dell’articolo 3, comma 1 o 2, nonché’ gli elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni;
• Segnalazione o segnalare: la comunicazione scritta od orale di informazioni sulle violazioni;
• Segnalazione interna: la comunicazione, scritta od orale, delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione interna;
• Persona segnalante (c.d. whistleblower): la persona fisica che effettua la segnalazione o la divulgazione pubblica di informazioni sulle violazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo;
• Facilitatore: una persona fisica che assiste una persona segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;
• Contesto lavorativo: le attività lavorative o professionali, presenti o passate, attraverso le quali, indipendentemente dalla natura di tali attività, una persona acquisisce informazioni sulle violazioni e nel cui ambito potrebbe rischiare di subire ritorsioni in caso di segnalazione o di divulgazione pubblica o di denuncia all’autorità giudiziaria o contabile;
• Persona coinvolta: la persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione interna o esterna ovvero nella divulgazione pubblica come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella violazione segnalata o divulgata pubblicamente;
• Ritorsione: qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto;
• Seguito: l’azione intrapresa dal soggetto cui è affidata la gestione del canale di segnalazione per valutare la sussistenza dei fatti segnalati, l’esito delle indagini e le eventuali misure adottate;
• Riscontro: comunicazione alla persona segnalante di informazioni relative al seguito che viene dato o che si intende dare alla segnalazione.

Destinatari

La presente procedura è applicata a:

• Dipendenti
• Ex dipendenti
• Candidati a posizioni lavorative
• Partner
• Fornitori
• Consulenti
• Collaboratori.

Il segnalante può procedere alle Segnalazioni di fatti o circostanze di cui sia venuto a conoscenza:

• quando il rapporto di lavoro o collaborazione è in essere;
• quando il rapporto di lavoro o collaborazione non era ancora iniziato e le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione;
• durante il periodo di prova;
• successivamente allo scioglimento del rapporto di lavoro o collaborazione se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

Scopo

La presente Procedura si applica alla società Sistemi Tre S.r.l. La finalità della Procedura è di disciplinare il processo di trasmissione, ricezione, analisi e gestione delle Segnalazioni, inclusa la loro archiviazione e cancellazione e della documentazione ad esse correlata.

Cosa si può segnalare

Sono oggetto di segnalazione le condotte e i fatti illeciti, commessi nel contesto lavorativo a danno dell’interesse pubblico, di cui i soggetti precedentemente indicati sono venuti a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro.

Processo

La Sistemi Tre per dare seguito alle Segnalazioni interne ricevute ha attivato un proprio Portale informatico: sistemitre.wallbreakers.it, accessibile inoltre dalla pagina dedicata al “Whistleblowing” presente sul sito internet (sistemitre.it) e sulla intranet aziendale. Il canale consente la possibilità di inviare, anche in modalità anonima, una Segnalazione propria e/o ricevuta da soggetti terzi. In seguito all’inserimento della Segnalazione, il segnalante è tenuto ad annotarsi il Codice Identificativo del ticket, per poter tenere traccia dell’evoluzione della stessa.

Le segnalazioni possono essere trasmesse sul portale dedicato:

• In forma scritta, tramite la compilazione di un questionario;
• In forma orale, attraverso un incontro di persona con il personale coinvolto nell’attività di Whistleblowing.

Indipendentemente dalle modalità di invio, le Segnalazioni sono registrate sul Portale Informatico preposto che ne consente la gestione e l’archiviazione della documentazione. Le informazioni inserite sul Portale dedicato sono consultate esclusivamente dal personale incaricato alla gestione delle Segnalazioni, il quale fornirà comunicazioni al Segnalante tramite il Portale o tramite mezzo indicato.

Nello specifico verrà data comunicazione di:

• Un avviso di ricezione di comunicazione, entro sette giorni dalla ricezione della stessa;
• Informazioni sulla gestione, entro tre mesi dall’avviso di recepimento della Segnalazione, o in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.

Successivamente alla ricezione della Segnalazione vi sarà una fase di approfondimento utile a verificare la fondatezza della stessa.

Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della Segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.

Garanzie

In riferimento alla Segnalazione sono vietati atti ritorsivi, diretti o indiretti, nei confronti del Segnalante, anche anonimo. Le misure di protezione (capo III D.lgs. n. 24/2023) sono destinate anche ai Facilitatori.

Le tutele non sono garantite quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave; in tali casi alla persona segnalante o denunciante può essere irrogata una sanzione disciplinare.

Riferimenti normativi

• Direttiva (UE) 2019/1937 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione (cd. Whistleblowing);
• Decreto Legislativo 10 marzo 2023 n. 24, pubblicato in G.U. in data 15.03.2023, recante il recepimento della Direttiva (UE) 2019/1937; – Regolamento (UE) n. 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati – GDPR);
• Decreto Legislativo 30 giugno 2003 n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali) e successive modifiche ed integrazioni, tra cui il Decreto Legislativo 10 agosto 2018, n. 101, nonché le collegate disposizioni legislative.